Outsourcing de nómina electrónica en Bogotá
El outsourcing de nómina electrónica delega en un tercero la liquidación mensual de su nómina y la generación y transmisión del documento soporte de pago a la DIAN. En Validum operamos el proceso completo — cálculo, prestaciones, soportes y transmisión — para empresas en Bogotá y en todo el país.
¿Qué es la nómina electrónica y a quién obliga?
La nómina electrónica es el documento soporte de pago que los empleadores deben generar y transmitir a la DIAN por cada período de nómina. No reemplaza el pago al trabajador ni el desprendible: es el registro que le permite a la DIAN validar los costos y deducciones que la empresa lleva a su declaración de renta.
Aplica a quienes deducen costos, gastos o impuestos descontables derivados de pagos por nómina. En la práctica, casi cualquier empresa con trabajadores vinculados por contrato laboral queda cubierta.
El punto que suele sorprender es que la obligación no termina en transmitir. Cada ajuste posterior — una corrección de valores, un retiro, una prestación liquidada tarde — genera su propia nota de ajuste, que también hay que transmitir. Sin un proceso ordenado, esas notas se acumulan y la información que ve la DIAN deja de coincidir con la contabilidad de la empresa.
Qué cubre el servicio
Nuestro outsourcing de nómina electrónica cubre desde el cálculo hasta el soporte documental:
- Liquidación mensual de nómina: salarios, auxilio de transporte, horas extras, recargos y deducciones
- Liquidación de prestaciones sociales: cesantías, intereses, prima y vacaciones
- Generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina a la DIAN
- Notas de ajuste cuando hay correcciones sobre períodos ya transmitidos
- Liquidaciones definitivas por retiro, con su cálculo de indemnización cuando aplica
- Desprendibles de pago y reportes mensuales para contabilidad
Por qué conviene delegarlo
La nómina concentra tres riesgos a la vez: el laboral, si se liquida mal lo que se le paga al trabajador; el tributario, si el documento que ve la DIAN no soporta los costos deducidos; y el de seguridad social, porque la base de la nómina es la misma que alimenta los aportes.
Un error en el cálculo de un recargo nocturno no se queda ahí. Cambia la base de cotización, cambia lo que se transmite a la DIAN y cambia la provisión de prestaciones. Cuando aparece meses después, corregirlo implica rehacer las tres cosas.
Delegar la nómina a un equipo especializado significa que ese cálculo lo hace todos los meses gente que solo hace eso, con el proceso de transmisión ya montado y con los soportes archivados donde se pueden consultar.
Nómina y seguridad social, en el mismo proveedor
La nómina y los aportes salen de la misma base. Cuando los maneja el mismo proveedor, la información se calcula una vez y se usa en ambos frentes: no hay que conciliar dos versiones ni explicar por qué la planilla dice una cosa y la nómina otra.
Nuestro plan Empresarial combina contabilidad, nómina electrónica y seguridad social desde $950.000 mensuales para nóminas de 1 a 5 empleados. Puede ver el detalle de tarifas por tramo en nuestros planes.
Qué incluye el servicio
Cómo trabajamos
- 01 LevantamientoRecibimos la estructura de su nómina: contratos, salarios, tipo de vinculación, conceptos fijos y variables, y el estado de la transmisión a la DIAN.
- 02 ParametrizaciónConfiguramos los conceptos de liquidación y dejamos lista la conexión de transmisión antes del primer ciclo.
- 03 Ciclo mensualUsted nos reporta las novedades del período; nosotros liquidamos, transmitimos y le devolvemos desprendibles y reportes.
- 04 Cierre y prestacionesEn los cortes correspondientes liquidamos prestaciones y dejamos las provisiones cuadradas con contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el outsourcing de nómina electrónica?
¿Mi empresa está obligada a transmitir nómina electrónica?
¿Qué pasa si no se transmite o se transmite con errores?
¿Cuánto cuesta el outsourcing de nómina electrónica?
¿Manejan también las prestaciones sociales?
¿Qué pasa cuando se retira un trabajador?
¿Puedo contratar solo la nómina, sin la seguridad social?
¿Hablamos de su operación?
Cuéntenos cómo está hoy su proceso y le decimos qué plan le corresponde y qué haría falta para ponerlo al día. Sin costo y sin compromiso.